CONTENIDO 

ARTICULO 1. LEGISTACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

ARTÍCULO 2. OBJETO

ARTÍCULO 3. DEFINICIONES 

ARTÍCULO 4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

ARTÍCULO 5. DERECHOS DEL TITULAR 

ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN 

ARTÍCULO 7. MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN 

ARTÍCULO 8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN 

ARTÍCULO 9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 10. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS 

ARTÍCULO 11. PROCEDIMIENTOS QUE TIENE EL TITULAR PARA EJERCER SUS DERECHOS 

ARTÍCULO 12. MEDIDAS DE SEGURIDAD 

ARTÍCULO 13. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

ARTÍCULO 14 TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

ARTÍCULO 15. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR MEDIO DE LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL

ARTÍCULO 16. VIGENCIA

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en aras a brindar un tratamiento adecuado a los datos personales con los que cuenta KIKUBARI S.A.S., se establecen las siguientes políticas de Tratamiento de Datos Personales.

ARTICULO 1. LEGISLACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente manual fue elaborado con fundamento en los preceptos contenidos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Las políticas aquí contenidas se aplicarán al tratamiento de los datos personales que se encuentren en las bases de datos de KIKUBARI S.A.S. 

ARTÍCULO 2. OBJETO: Kikubari reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, aliados y en general de todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce el tratamiento de sus datos, por lo que, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, tales como Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, es que exhibe la presente política. 

ARTÍCULO 3 DEFINICIONES: Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

Para efectos de la aplicación del presente manual, cuando las palabras que se enuncian a continuación se expresen con su primera letra en mayúscula, se entenderá por las mismas, lo siguiente, independientemente de que estén en plural o en singular: 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e      informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos      Personales. 
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada      por el Responsable, dirigida al Titular, para el Tratamiento de sus Datos      Personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las      políticas de Tratamiento de información que le será aplicables, la forma      de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende      dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales      que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que      pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o      determinables.
5. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado,      privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los      datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y      a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los Datos      Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,      documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales      debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Dato Sensible: Se entiende por Datos Sensibles aquellos      que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su      discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico,      la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la      pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o      que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los      derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los      datos relativos a salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 
7. Responsable del      Tratamiento: Persona natural o      jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,      decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
8. Encargado del      Tratamiento: Persona natural o      jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,      realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del      Tratamiento. 
9. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales      sean objeto de Tratamiento. 
10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar      cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales,      ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un      receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro      o fuera del país.
11. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que      implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la      República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un      Tratamiento por el Encargado, por cuenta del Responsable. 
12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de      operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección,      almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

ARTÍCULO 4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 

• Razón social: KIKUBARI S.A.S. 
• NIT: 900842934-1
• Dirección: Calle 44 No. 94-193
• Domicilio: Medellín,      Antioquia
• Teléfono: 3116038876
• Correo electrónico: kikubarisas@gmail.com o administracion@kikubari.com 

ARTÍCULO 5. DERECHOS DEL TITULAR: Los Titulares de los Datos Personales objeto de tratamiento por parte de KIKUBARI S.A.S., tendrán los siguientes derechos: 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este      derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales,      inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos      cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del      Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el      Tratamiento.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado      del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus      Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas      por infracciones a las normas de protección de Datos Personales.
5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando      en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías      constitucionales y legales. 
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido      objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que      existan modificaciones sustanciales de las presentes políticas que motiven      nuevas consultas.

Los derechos enunciados previamente podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su      identidad en forma suficiente, por los distintos medios que le ponga a su      disposición el Responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar      tal calidad. 
3. Por el representante y/o apoderado del Titular,      previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro y para otro. 

ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN: De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de KIKUBARI S.A.S. en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

· Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

· Datos de naturaleza pública. 

· Casos de urgencia médica o sanitaria.

· Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 

· Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. 

ARTÍCULO 7. MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: KIKUBARI S.A.S. podrá obtener la Autorización del Titular por diversos medios según el caso, así: 

1. Formato de Autorización físico.
2. Formato de Autorización vía correo electrónico: Este mecanismo se      utilizará cuando no sea posible entregar de forma física al Titular el      formato de Autorización.
3. De forma verbal: KIKUBARI S.A.S. podrá solicitar la Autorización      de forma verbal, siempre y cuando pueda quedarse con constancia de la      misma. Si se opta por una grabación, deberá además solicitarse al Titular      su autorización para ser grabado.
4. A través de la IA o formularios en la web  

PARÁGRAFO: KIKUBARI S.A.S. conservará prueba de la Autorización otorgada por el Titular en los archivos que se dispongan para el efecto, para lo cual podrá establecer archivos físicos o electrónicos, realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

ARTÍCULO 8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los Datos Personales pueden en cualquier momento revocar, total o parcialmente, la Autorización otorgada a KIKUBARI S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales o solicitar la supresión de los mismos.

ARTÍCULO 9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Con el fin de desarrollar su objeto social, KIKUBARI S.A.S podrá recolectar, almacenar, usar los Datos Personales de los Titulares. Considerando que se podrán recolectar Datos Personales de empleados, clientes, proveedores, contratistas, entre otros, la finalidad de Tratamiento de dichos datos podrá variar según el caso concreto y la calidad del Titular. Sin embargo, como finalidad principal y común para todos los Datos Personales está la de permitir el desarrollo del objeto social y el giro ordinario de los negocios de KIKUBARI S.A.S. A partir de aquí se desprenden finalidades específicas, a saber: 

(i) promoción, oferta y comercialización de los servicios y productos de KIKUBARI S.A.S.; (ii) contacto de clientes para cualquier actividad que el vínculo comercial demande, entre ellas, facturación, despachos, instalaciones y cualquier otra gestión relacionada con la ejecución del objeto del contrato celebrado con un cliente; (iii) selección de personal; (iv) solicitud de suministros, bienes y servicios a proveedores y contratistas; (v) conocimiento de los empleados y ex empleados de KIKUBARI S.A.S. para efectos de nómina, afiliaciones, prestaciones sociales, contratos de trabajo, liquidaciones e información general de personas vinculadas.

ARTÍCULO 10. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: Con el fin que los Titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales y revocar la Autorización, KIKUBARI S.A.S. ha designado al área administrativa como área responsable de atender los distintos requerimientos (peticiones, consultas y reclamos). Los Titulares podrán contactarse en las siguientes direcciones: 

• Dirección física: calle      44 #98-38 Interior 301
• Correo electrónico: kikubarisas@gmail.com administracion@kikubari.co 
• Teléfono: 3116038876

ARTÍCULO 11. PROCEDIMIENTOS QUE TIENE EL TITULAR PARA EJERCER SUS DERECHOS: 

Según artículo 8 de la LEPD y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales.

Para ejercer sus derechos, el Titular, causahabiente o representante, en adelante el Interesado, deberá seguir los siguientes procedimientos:

1. Para quejas y reclamos: A través del correo electrónico  tratamientodedatoskikubari@gmail.com o administracion@kikubari.co , el Interesado podrá hacer sus quejas y reclamos a KIKUBARI S.A.S.,      para el ejercicio de los derechos relacionados con sus Datos Personales. 

En cualquier caso, el Interesado deberá identificarse en su totalidad, indicando nombres y apellidos completos, teléfono, dirección física y correo electrónico para recibir notificaciones. Así mismo, deberá identificar claramente cuál es su queja o reclamo. Deberá también aportar los documentos que sean necesarios o convenientes y que acrediten su calidad de Interesado. Además, hacer una descripción de los hechos que dan lugar dicha queja o reclamo. Debe tenerse en cuenta que los mismos proceden cuando el Interesado considera que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.

KIKUBARI S.A.S. a su discreción, podrá responder la queja o reclamo, ya sea a la dirección física o al correo electrónico informado por el interesado para notificaciones.

Si el Interesado suministra la información anteriormente mencionada de manera incompleta o confusa, KIKUBARI S.A.S. podrá pedirle que la información, vía el correo electrónico o enviando comunicación escrita a la dirección correspondiente, en un plazo no mayor a (5) días hábiles siguientes a la recepción de la queja o reclamo, quedando así suspendido el término que tiene KIKUBARI S.A.S. para dar respuesta. Una vez el Interesado suministre o aclare la información, se reanudará dicho término.

Transcurridos 2 meses desde la solicitud por parte de KIKUBARI S.A.S. para aclarar la información, sin que el Interesado se pronuncie, se entenderá que ha desistido.

KIKUBARI S.A.S. tendrá un término máximo de (15) días hábiles para atender las quejas y reclamos, el cual se contará a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible dar respuesta dentro de dicho término, se informará al Interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Para Consultas y peticiones: A través del correo electrónico  tratamientodedatoskikubari@gmail.com o administracion@kikubari.co , el Interesado podrá hacer      sus consultas. para el ejercicio de los derechos relacionados con sus      Datos Personales. 

El Interesado deberá identificarse en su totalidad, indicando nombres y apellidos completos, teléfono, dirección física y correo electrónico para recibir notificaciones. Así mismo, deberá identificar claramente cuál es su consulta o petición. Deberá también aportar los documentos que sean necesarios o convenientes y que acrediten su calidad de Interesado. 

El procedimiento para aclarar o suministrar información confusa o incompleta será el mismo mencionado en el numeral anterior.

KIKUBARI S.A.S. tendrá para resolver consultas y peticiones, un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de las mismas, a menos que la ley fije un término inferior por la naturaleza del Dato Personal. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

2. El derecho de supresión parcial o total de los Datos Personales,      podrá solicitarse en los siguientes eventos:

· Cuando el Interesado considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.

· Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron capturados. 

· Cuando se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Interesado. Sin embargo, este derecho no es absoluto y en consecuencia KIKUBARI S.A.S. podrá negar el ejercicio del mismo cuando: 

a. El Interesado tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. 

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos, o la actualización de sanciones administrativas. 

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Interesado; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Interesado.

PARÁGRAFO: El Interesado sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta, reclamo o petición ante KIKUBARI S.A.S. 

ARTÍCULO 12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: KIKUBARI S.A.S., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, KIKUBARI S.A.S., mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. 

ARTÍCULO 13. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: De acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, KIKUBARI S.A.S. solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, aplicando los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

ARTÍCULO 14. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES: De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección; entendiendo por protección de Datos Personales los estándares exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio Colombiana. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya      otorgado su autorización expresa e inequívoca para la Transferencia.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a      la legislación que les resulte aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados      internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con      fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un      contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la      ejecución de medidas precontractuales, siempre y cuando se cuente con la      autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la      salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o      defensa de un derecho en un proceso judicial.
• 
  

ARTÍCULO 15. TRATAMIENTO DE DATOS POR MEDIO DE LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL: KIKUBARI puede utilizar la Inteligencia Artificial para el Tratamiento de Datos personales de los Titular es, de conformidad con lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias, e implementando buenas prácticas para el uso adecuado de estas soluciones tecnológicas.
El manejo de los Datos personales por medio de la Inteligencia Artificial se realizará bajo los parámetros contenidos en la Autorización para el Tratamiento que otorga el Titular, teniendo en cuenta el impacto a la privacidad que tendrá la utilización de las herramientas, e incluyendo instancias de supervisión humana cualificada para asegurar que el tratamiento se lleve a cabo de conformidad con las normas y políticas aplicables. Para todos los efectos, se garantizará en todo momento el cumplimiento de la normatividad colombiana que regula el tema de Tratamiento de datos.
En el evento en que existan dudas sobre los posibles riesgos de llevar a cabo del Tratamiento de datos personales por medio de la inteligencia Artificial, KIKUBARI se abstendrá de realizarlo o aplicar medidas preventivas para proteger los derechos, la dignidad y otros derechos humanos del Titular de los datos.

ARTÍCULO 16. VIGENCIA: Las bases de datos responsabilidad de KIKUBARI S.A.S. serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. 

KIKUBARI S.A.S. procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido. 

FECHA: 12/08/2025